Qu’est-ce qu’un cahier des charges web, exactement ?
Le cahier des charges est un document contractuel et opérationnel qui décrit ce que vous attendez de votre projet web. Il formalise vos besoins, vos contraintes, vos objectifs et le contexte dans lequel votre futur site devra fonctionner.
Il remplit trois fonctions essentielles :
- Aligner toutes les parties prenantes internes (direction, communication, DSI, métiers) avant d’aller consulter des prestataires
- Cadrer la relation avec l’agence en fixant un périmètre clair dès le départ
- Protéger les deux parties en cas de désaccord sur ce qui était attendu
Un bon CDC ne cherche pas à être exhaustif dès le premier jet, mais a être suffisamment précis pour orienter les choix techniques et budgétaires sans pour autant entrer dans des détails qui appartiennent à l’agence.
Les 8 rubriques incontournables
1. Présentation de votre structure et du contexte
Commencez par vous présenter : qui êtes-vous, quelle est votre activité, votre taille, vos missions ? Pour une collectivité, précisez votre territoire, votre organisation et les services que vous adressez aux citoyens. Pour une entreprise, décrivez votre marché, votre positionnement et vos cibles commerciales.
Ensuite, expliquez pourquoi vous lancez ce projet maintenant.
S’agit-il d’une création de site, d’une refonte complète, d’une évolution fonctionnelle ? Quel événement ou besoin est à l’origine de la démarche ?
Exemple : « Notre site actuel date de 2017, il n’est pas responsive, il génère peu de trafic organique et nos équipes ne peuvent pas le mettre à jour sans passer par un prestataire. Nous souhaitons une refonte complète sur WordPress. »
2. Les objectifs du projet
C’est la rubrique la plus importante, et souvent la plus négligée. Soyez précis sur ce que vous attendez concrètement de votre nouveau site.
Distinguez :
- Les objectifs stratégiques : développer la notoriété, générer des leads, améliorer la relation citoyen, réduire les appels entrants au standard…
- Les objectifs fonctionnels : permettre la prise de rendez-vous en ligne, vendre des produits, diffuser de l’information réglementaire, centraliser des ressources internes…
- Les objectifs techniques : améliorer les performances, sécuriser la plateforme, déléguer la maintenance…
Vous suivez des KPIs ? Indiquez-les, afin d’avoir des données fiables de suivi.
3. Les cibles et les personas
À qui s’adresse vraiment votre site ? Décrivez vos utilisateurs : leurs profils, leurs habitudes numériques, leurs besoins, leurs attentes.
Pour une collectivité, les cibles peuvent être multiples : les administrés, les entreprises locales, les touristes, les associations, les élus… Chaque profil n’a pas les mêmes besoins ni le même niveau de maturité numérique.
Pour une entreprise, précisez si vos visiteurs sont des B2B ou B2C, des acheteurs directs ou des prescripteurs, des novices ou des experts de votre domaine.
Cette information est structurante pour les choix stratégiques UX, l’arborescence et les contenus. Si vous n’avez pas assez de données, nous pouvons vous accompagner sur la réalisation de personae pour comprendre vos utilisateurs et leur proposer un site parfaitement adapté à leurs besoins.
4. Le périmètre fonctionnel
Listez les fonctionnalités que vous attendez. Distinguez clairement les fonctionnalités indispensables, qui en leur absence rendraient le projet non viable, et les fonctionnalités souhaitables qui sont utiles mais non bloquantes.
Exemples de fonctionnalités à renseigner :
- Gestion de contenu (CMS) avec quelle autonomie pour vos équipes ? WordPress, PrestaShop, Drupal ou encore Symfony… le choix est large. Vous ne savez pas encore ? N’hésitez pas à le dire afin d’être conseillé !
- Moteur de recherche interne
- Formulaires de contact, de demande ou de téléprocédure
- Espace personnel / espace adhérent / intranet
- Module de paiement en ligne
- Intégration à vos outils métiers (CRM, ERP, logiciel de gestion)
- Multilingue
- Blog ou actualités
- Carte interactive
- Accessibilité RGAA (obligatoire pour les organismes publics)
5. Les contraintes techniques et graphiques
Recensez tout ce qui existe déjà et qui devra être pris en compte :
Contraintes techniques :
- Hébergement existant ou à prévoir ?
- Nom de domaine
- CMS imposé ou laissé au choix de l’agence ?
- Outils tiers à intégrer (Google Analytics, CRM, newsletter, paiement en ligne, API externe…)
- Volume de contenu à migrer depuis l’ancien site
- Contraintes de sécurité (collectivité avec exigences DSI, données personnelles, RGPD)
Contraintes graphiques :
- Avez-vous une charte graphique existante à respecter ?
- Souhaitez-vous une refonte de l’identité visuelle ou uniquement du site ?
- Des éléments de marque à conserver absolument ?
6. L’arborescence et les contenus
Si vous le pouvez, proposez une première arborescence, même sommaire. Elle n’a pas à être définitive, l’agence vous aidera à l’affiner, mais elle donne une idée du volume et de la structure attendus.
Précisez également :
- Qui produit les contenus (textes, photos, vidéos) ? Votre équipe, l’agence, les deux ?
- Avez-vous des contenus existants à réutiliser, à adapter ou à créer from scratch ?
- Y a-t-il des contraintes éditoriales particulières (validation hiérarchique, contenus multilingues, contenus sensibles) ?
L’arborescence est un point clé pour un projet avec une stratégie avancée et cohérente. L’agence vous accompagnera dans la définition de l’arborescence finale, une fois la phase stratégique abordée.
7. Le budget et le calendrier
Le budget : beaucoup hésitent à indiquer une enveloppe par peur d’être « callés » dessus. C’est une erreur. Donner une fourchette budgétaire permet à l’agence de vous proposer une solution réaliste et de faire des arbitrages pertinents entre les fonctionnalités. Sans indication de budget, vous recevrez des offres très disparates, difficilement comparables.
Le calendrier : Avez-vous une date butoir (élection, événement, lancement commercial) ? Des contraintes internes (disponibilité de vos équipes, validation en conseil municipal, fermeture estivale) ? N’hésitez pas à les préciser, car elles conditionnent l’organisation du projet.
8. Les critères de sélection et les livrables attendus
Indiquez clairement ce que vous attendez des agences consultées :
- Une proposition technique et fonctionnelle
- Un chiffrage détaillé (création, maintenance, formation)
- Des références similaires
- Une présentation orale ?
Précisez aussi vos critères de choix et leur pondération. Est-ce que le prix est déterminant ? La proximité géographique ? L’expérience sectorielle ? La capacité à accompagner dans la durée ?
Les erreurs les plus fréquentes à éviter
Rédiger un CDC trop technique. Ce n’est pas votre rôle de spécifier comment le site doit être construit techniquement, mais celui de l’agence. Concentrez-vous sur le quoi et le pourquoi, pas sur le comment.
Confondre fonctionnalités et solutions. « Je veux un carrousel en page d’accueil » est une solution. « Je veux mettre en avant mes actualités en page d’accueil » est un besoin. Exprimez des besoins : l’agence vous proposera la meilleure solution pour y répondre.
Négliger la partie contenus. Le contenu est souvent le premier facteur de retard dans un projet web. Anticipez qui le produit, dans quel délai, et avec quelles contraintes.
Oublier la maintenance. Un site web, ça se maintient. Intégrez dès le cahier des charges la question de la maintenance technique, des mises à jour, de la sécurité et de l’évolutivité, précisez si c’est l’agence qui aura cette prestation à charge. C’est un coût récurrent à budgéter.
Valider à plusieurs sans arbitrage. Si trop de personnes participent à la rédaction sans qu’un décideur tranche, le cahier des charges devient une liste de souhaits contradictoires. Désignez un chef de projet côté client dès le départ.
Collectivités : quelques spécificités à intégrer
Pour les organismes publics, le CDC doit souvent intégrer des exigences réglementaires spécifiques :
- Accessibilité RGAA : obligatoire depuis 2020 pour les organismes publics. Précisez le niveau d’accessibilité attendu. Attention : pour être reconnu, il faut qu’un audit RGAA soit produit. C’est également une dépense à anticiper.
- RGPD : mentionnez les données personnelles collectées et les traitements associés.
- Marchés publics : si le projet dépasse les seuils de passation, le cahier des charges devient le Document de Consultation des Entreprises (DCE). La formalisation est plus stricte.
- Hébergement : certaines collectivités imposent un hébergement des données sur le territoire français ou européen.
Combien de pages doit faire un bon cahier des charges ?
Il n’y a pas de règle absolue. Un cahier des charges web efficace fait entre 10 et 30 pages selon la complexité du projet. L’essentiel est qu’il soit lisible, structuré et actionnable, pas exhaustif au point d’être inutilisable.
Un cahier des charges trop court risque de générer des incompréhensions. Un cahier des charges trop long, bourré de détails techniques, risque de bloquer la créativité de l’agence et de rigidifier inutilement le projet.
Prêt à lancer votre projet ?
Rédiger un cahier des charges demande du temps et une bonne connaissance de vos besoins. Si vous souhaitez être accompagné dans cette étape structurante, ou si vous avez déjà votre CDC et souhaitez passer à l’étape suivante, notre équipe est là pour en discuter avec vous.
Depuis 17 ans, nous accompagnons collectivités et entreprises dans la conception de plateformes web robustes et performantes, de la phase de cadrage jusqu’à la mise en ligne et au-delà.
